Strategische Personalplanung – Vorausschauend und effizient

Eine gute Personalplanung muss einen mindestens mittelfristigen Plan in der effizienten Steuerung von Humanressourcen entwickeln und seine Umsetzung der Unternehmensführung strategisch nachvollziehbar und umsetzbar vermitteln. Zur strategischen Personalplanung gehört, dass der Ist-Zustand aufgenommen wird, Lücken und Defizite erkannt werden, und ein optimaler Geschäfts- und somit auch ein HR-Plan erstellt wird. Dieser leitet sich aus dem jeweiligen Geschäftsfeld und dem Geschäftsmodell ab.

Das Geschäft bestimmt den Ressourcen-Bedarf

Wichtigste Ressource eines Unternehmens ist und bleibt der Mitarbeiter (Candidate Centricity). Selbst in digitalen Zeiten ändert sich daran nichts. Die strategische Personalplanung muss also in einer Analyse der Unternehmensstrategie feststellen, wie hoch der tatsächliche Bedarf an Humanressourcen ist, wo diese einzusetzen sind, und wie sich der Bedarf in den nächsten Jahren verändern wird.

Ziel muss sein, die Produktivität auch bei unvorhergesehen Einbrüchen in der Mitarbeiterdichte – durch Krankheit, Fluktuation oder ähnliches – und kurzfristig steigenden oder sinkenden Absatzzahlen sowie Sonderprojekten aufrecht zu erhalten. Dabei wird der reale Mitarbeiterbedarf aus der Analyse von Projekten, Produkten und angebotenen Services abgeleitet.

Human Resources planbar machen

Globalisierung und Digitalisierung erschweren die langfristigen, sicheren Vorhersagen von Marktveränderungen. Dennoch ist eine kluge Vorausschau nicht unmöglich. Ein Stichwort ist das Risikomanagement. Personaler müssen erkennen, welche Personalrisiken auf sie in den nächsten fünf bis zehn Jahren zukommen. Wichtig ist im Endergebnis nicht nur, den verantwortlichen CEOs die entsprechenden Steuerungsmaßnahmen an die Hand zu geben. Auch finanzielle Herausforderungen, die mit einer solchen Umstellung und Flexibilität einhergehen, spielen eine große Rolle. Flexibilität ist in der Personalplanung immer schon ein schwieriges Thema, wird aber zukünftig noch zentraler werden.

Personalplaner müssen den Führungskräften von Unternehmen die richtigen Steuerungsinformationen für den Personalbereich liefern, damit diese rechtzeitig und sinnvoll steuern können. Die Vorausschau ist hierbei wichtig, reines Gegensteuern entspricht nicht dem Kern der strategischen Personalplanung. Es geht darum, Humanressourcen planbar zu machen. Hier liegt eine der großen Herausforderungen: Den Markt zu scannen und Talente und Kompetenzen einzelner Mitarbeiter planbar für die Unternehmensführung und den Unternehmensbedarf der nächsten fünf bis zehn Jahre zu benennen.

Umdenken im Personalcontrolling

Viele Herausforderungen können bereits mittels eines guten Personalcontrollings gemeistert werden. Dazu ist lediglich ein Umdenken im Management nötig. Wenn die Potentiale guter Personalarbeit ausgeschöpft werden sollen, müssen die Mitarbeiter selbst hierfür als Erfolgsfaktoren und nicht als Kostenproduzenten gesehen werden. Das Thema „Augenhöhe“ muss eine tragende Rolle spielen, ebenso die Vereinbarkeit von Beruf und Familie, flexible Arbeitszeiten, die viel gelobte „Work-Life-Balance (Arbeit 4.0)“ – sie alle dürfen nicht nur Lippenbekenntnisse bleiben.

Vielfach können reine Management-Fragen ausgelagert werden, wenn zum Beispiel die Auswahl neuer Mitarbeiter vom Kollegium mitbestimmt wird, oder wenn durch digitalisierte Arbeitsvorgänge Kompetenzen ins Homeoffice verlagert oder an den Freelancer outgesourct werden. Es geht um Mitarbeiterführung in einer komplexeren, feiner abgestimmten Art, als es bisher nötig war. Nicht nur das reine Delegieren ist gefragt, sondern echte, auf den Menschen mit seinen Bedürfnissen und Fähigkeiten abgestimmte Personalführung. Dazu gehören Schulungen, Weiterbildungen und eine den jeweiligen Kompetenzen und Fähigkeiten angepasste Einsatzsteuerung. So lassen sich Lücken in Humanressourcen nicht nur frühzeitig erkennen, sondern bei richtiger Planung auch verhindern. Abwanderungen von Kompetenzen können vorhergesehen und vermieden werden.

Dazu ist eine ehrliche, transparente Bestandsaufnahme die Grundvoraussetzung. Die strategische Personalführung gibt hierzu Anleitungen und Hilfestellungen und fordert dazu auf, in kürzeren Abständen, als es bisher nötig war, Bestandsaufnahmen durchzuführen.

Humankapital erkennen und nutzen

Wer als Personaler das Potenzial seiner Humanressourcen erkennt, und diese konkret ihren Kosten gegenüberstellt, wird Lücken und Chancen zugleich erkennen. Der Schlüssel für eine strategische Personalplanung liegt darin, die Chancen zu nutzen und Potenziale zu fördern. Kurzfristig mag eine solche Umstellung mit Kosten verbunden sein, hält aber mittelfristig Talente im Unternehmen und spart Neueinstellungen, immer wiederkehrende Umstrukturierung, Einarbeitung, Probezeit und Ausfälle.

Die strategische Personalplanung macht sich die vorhandenen Kompetenzen zunutze und erstellt einen langfristigen Plan zu ihrer Erhaltung und ihrem Ausbau. Anhand der marktgerechten Unternehmensanalyse erkennt eine gute Personalplanung, wo nachgebessert werden muss und Kompetenzen verschwendet werden. Oft ist ein kompletter Austausch an Humanressourcen oder eine große Aufstockung gar nicht nötig, weil kleine Veränderungen in der Steuerung bereits die nötige Veränderung herbeiführen. Die strategische Personalplanung lebt darum von der oben genannten Vorausschau. Sie spart Kapital und Ressourcen bei gleichzeitig steigender Effizienz.